La gestion de projet est désormais une pratique assez courante dans les grandes entreprises. Les structures plus modestes, en revanche, hésitent encore à adopter cette organisation. Pourtant, ce système permet de gagner en performance de façon globale, indépendamment de la taille de l’établissement. Vous aurez seulement à l’adapter aux spécificités de votre équipe et de vos objectifs. 

Quelles sont les étapes de la gestion de projet ?

Quelles sont les étapes de la gestion de projet ?
Source : Pixabay

La gestion de projet vous permettra d’éviter de gaspiller des ressources et de perdre en efficacité. Ces soucis affecteront forcément la productivité et les résultats de votre entreprise. Une telle optimisation est néanmoins à la portée de tous, en dépit des appréhensions. De plus, vous pouvez désormais recourir à des outils de gestion de projets pour vous aider dans cette démarche. 

Il faut avant tout connaître les différentes phases de cette organisation pour assurer sa performance. La gestion de projets se déroule en plusieurs étapes, à savoir la conception, la planification, la réalisation et la clôture. Ce dernier point est parfois divisé en deux parties, avec la finalisation et le bilan. Quoi qu’il en soit, l’essentiel est de rester vigilant et efficace jusqu’à la fin de la mission. 

Lors de la conception du projet, vous devez notamment définir les objectifs en tenant compte des facteurs contraignants. Ces derniers englobent les éléments pouvant affecter le bon déroulement de l’opération. Il est notamment nécessaire d’effectuer un état des lieux (cadrage) en amont pour mieux maîtriser le contexte. 

La planification se concentre ensuite sur l’aspect fonctionnel du projet. Elle inclut donc le calendrier et l’échéancier. En tant que chef de projet, vous devez y détailler les affectations et les tâches à effectuer par ordre chronologique. À ce stade, vous pourrez rapidement détecter les éventuels manques de ressources. Enfin, il ne vous reste plus qu’à exécuter ce plan et à surveiller la coordination de l’équipe.

Pourquoi faire de la gestion de projet ?

Pourquoi faire de la gestion de projet ?
Photo de Amina Filkins provenant de Pexels

L’échec d’un projet d’entreprise vient souvent d’un dépassement d’échéancier ou encore d’une insuffisance des ressources. Parfois, les tâches à accomplir se révèlent plus nombreuses que prévu, menant ainsi vers les deux problèmes précédents. Dans tous les cas, ces contreperformances viennent d’un manque d’organisation ; d’une mauvaise gestion des budgets. 

Les outils de gestion de projets permettent justement de maîtriser les missions, les délais et les ressources (humaines et matérielles). Le succès commercial de ces logiciels témoigne d’ailleurs de l’efficacité de cette formule. De plus, les entreprises de toutes les tailles peuvent désormais optimiser leurs résultats en toute simplicité. 

À la base, la gestion de projets consiste à compartimenter les missions, les équipes et les ressources dédiées. Vos collaborateurs se montreront plus efficaces en étant affectés à des tâches spécifiques pour une durée déterminée. Ils concentreront en effet leurs efforts sur chaque dossier de son lancement à sa finalisation. 

De votre côté, vous aurez une vue d’ensemble de tous les projets finalisés ou en cours sur vos tableaux de bord. Vous pourrez ainsi suivre facilement leur avancement au quotidien et repérer rapidement les éventuelles anomalies. Cette organisation de la gestion des tâches améliore par ailleurs la qualité de votre communication interne et externe, et bien sûr la réussite de votre projet.

En effet, les chefs de projet (la maîtrise d’ouvrage) pilotent les différents aspects des sujets préoccupant vos clients et partenaires. Ils peuvent donc rassurer facilement ces derniers. Vous disposez également d’interlocuteurs de confiance lors de prises de décisions stratégiques. Avec une organisation différente, ces informations auraient été fragmentées et difficilement exploitables. Le partage de documents par exemple, permet une confiance mutuelle des parties.

Exemples d’outils de gestion de projet

Les éditeurs de logiciel proposent actuellement une large gamme d’organisateurs de projets pour les entreprises. Chaque outil de gestion se démarque à sa manière. Néanmoins, ces programmes ont tous été conçus pour optimiser la gestion de vos projets. 

Trello

Trello
Photo de Christina Morillo provenant de Pexels

Trello est un grand allié dans la gestion de tâches. Avec cet outil, vous pourrez notamment créer des blocs et des tâches, puis l’attribuer à un collaborateur. Il inclut également un suivi de l’avancement du projet et d’un rappel de l’échéance de chaque mission. 

Ces fonctionnalités sont particulièrement utiles pour les freelances travaillant avec différents partenaires. Le programme permet aussi aux clients de suivre la réalisation des travaux. 

Asana

Asana
Source : site officiel Asana

Asana fait actuellement partie des outils de gestion de projets les plus complets proposés sur le marché. Ce logiciel est réellement efficace pour l’organisation du travail collaboratif. Facile à utiliser, il existe également en version application mobile

L’outil permet notamment d’assigner des tâches, de créer un planning et de partager des fichiers. Son calendrier aide par ailleurs à vous rappeler les dates clés du projet (lancement, deadline, etc.). Il est très pratique si vous appliquez des méthodes agiles pour votre projet.

Zoho project

Zoho project
Source : site officiel Zoho projects

Le programme Zoho propose un vaste panel de fonctionnalités pour faciliter la gestion de projets et le travail collaboratif. Il permet, par exemple, de tracer un diagramme de Gantt et d’obtenir des rapports détaillés sur l’ensemble de vos missions et in fine, des livrables.

Grâce à ce logiciel, vous pourrez coordonner rapidement sur une seule interface vos projets et vos différentes tâches. L’outil se décline également en application mobile pour améliorer davantage la praticité de ses services. 

ProjeQtor

ProjeQtor
Source : site officiel ProjeQtor

Ce logiciel Open-Source est doté d’une interface collaborative. Il vous aidera dans la gestion des ressources, des plannings, des coûts et des risques. ProjeQtor peut par ailleurs s’adapter à tous types de structure et de projets. 

Le nom de l’outil vient de l’anglais « Quality based Project Organizer ». Selon les utilisateurs, ce système de qualité fait preuve d’une efficacité impressionnante sur les projets informatiques. 

Sources articles : http://www.cedip.developpement-durable.gouv.fr/un-dossier-special-gestion-de-projet-a-distance-r683.html

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